導(dǎo)語：OA系統(tǒng)需求規(guī)劃容易出現(xiàn)的三個問題,為何OA系統(tǒng)產(chǎn)品落后服務(wù)再好也無法彌補(bǔ)？

　　OA系統(tǒng)需求規(guī)劃容易出現(xiàn)的三個問題

　　OA系統(tǒng)需求規(guī)劃與實施推廣是用戶的必修課，企業(yè)OA信息化不等同于簡單的產(chǎn)品購買和使用，需要結(jié)合單位的實際管理并經(jīng)過實施服務(wù)才能落地。用戶單位OA負(fù)責(zé)人需要具備一定的信息化經(jīng)驗，需要在了解OA系統(tǒng)作用的前提下，合理規(guī)劃需求并選擇適合自身需要的OA產(chǎn)品和廠商，需要組織協(xié)調(diào)好內(nèi)部OA系統(tǒng)的實施推廣，并協(xié)調(diào)好OA供應(yīng)商保障后續(xù)技術(shù)支持服務(wù)，整體上OA用戶單位需要做好以下系列工作：

　　1、結(jié)合自身的情況，熟悉OA軟件的作用和應(yīng)用范圍;

　　2、梳理內(nèi)部的需求和流程，確定OA軟件實施的目標(biāo)和范圍;

　　3、選擇符合自身要求的OA軟件產(chǎn)品和OA廠商;

　　4、配合OA系統(tǒng)廠商進(jìn)行開發(fā)實施;

　　5、組織并協(xié)調(diào)好各部門人員，做到有計劃、有步驟的培訓(xùn)和推廣

　　從以上可以看出，用戶OA系統(tǒng)實施效果的好壞自身經(jīng)驗是關(guān)鍵，其中OA系統(tǒng)需求規(guī)劃是首當(dāng)其沖的，一些用戶單位在需求規(guī)劃中容易出現(xiàn)以下三個方面的問題：

　　1、OA系統(tǒng)需求功能很簡單

　　問題原因：自身缺乏OA信息化經(jīng)驗，不是很了解OA系統(tǒng)的作用

　　一些中小企業(yè)用戶對OA不是很了解，OA功能和需求規(guī)劃的時候往往過于簡單，如：只使用oa發(fā)布信息和通知公告、溝通，文件資料的存儲，單位很少使用PC電腦卻沒有考慮移動辦公需求等，這樣最終必然導(dǎo)致OA軟件的應(yīng)用效果不好，讓OA變得可有可無。

　　一個單位的內(nèi)部管理涉及眾多的人員和事務(wù)，作為解決內(nèi)部管理的oa有其作用的范圍，典型的包括溝通、審批、協(xié)作、文檔資料、人事、行政、考勤、客戶、銷售、采購、公文收發(fā)、業(yè)務(wù)集成，以及移動辦公方面的應(yīng)用等等，過于簡單的需求會導(dǎo)致使用OA的價值和發(fā)揮的作用不大。

　　2、OA系統(tǒng)需求過于復(fù)雜或?qū)挿?/p>

　　問題原因：貪大求全，需求沒有邊界和重點

　　實際上沒有任何一個OA辦公系統(tǒng)能解決企業(yè)的所有管理上的問題，功能需求太多，OA軟件實施的周期長、風(fēng)險大，造成了企業(yè)自身成本和資源的浪費，單位OA辦公系統(tǒng)的具體使用者很難在短時間內(nèi)熟悉和掌握，給OA辦公系統(tǒng)實施帶來了諸多的困難。

　　對OA系統(tǒng)需求可以整體規(guī)劃但可以分步實施，在實際應(yīng)用中進(jìn)行合理的取舍，對于不清晰的需求可以暫緩實施，對于復(fù)雜多變的需求，可以選擇擴(kuò)展性和二次開發(fā)能力強(qiáng)的平臺型OA軟件產(chǎn)品，以保障OA軟件后續(xù)的不斷深入應(yīng)用，需要避免以下問題：

　　(1) 將其他需求過多融入OA中，如：ERP的需求、企業(yè)的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等;

　　(2) 盡量避免不必要的、大量的定制開發(fā)，尤其是市面上已經(jīng)有類似產(chǎn)品的業(yè)務(wù)系統(tǒng)需求開發(fā);

　　(3) 系統(tǒng)的集成開發(fā)必須是條件允許、技術(shù)上可行的;

　　對于前期需求不是很清晰，或需求變化和調(diào)整大的，平臺型OA是有著個性化需求用戶單位的不二選擇。

　　3、OA系統(tǒng)需求沒有結(jié)合自身特點

　　問題原因：OA負(fù)責(zé)人不了解自身單位的情況，無法做到和實際需要相結(jié)合

　　不同行業(yè)和單位的管理模式千差萬別，融入自身管理特點和優(yōu)勢是必須的，任何通用的OA功能或者適合別人的功能但并不一定適合自身。好的OA功能應(yīng)該是緊密圍繞企業(yè)管理上的特點和優(yōu)勢，這樣的OA系統(tǒng)通常表現(xiàn)出“通用性”和“個性化”兩大特點，在通用化的基礎(chǔ)上融入個性化需求，讓OA系統(tǒng)的實用性更高。

　　目前市面上有眾多的OA軟件產(chǎn)品，有付費的也免費的，用戶好像可選擇的產(chǎn)品非常多，功能上也給人感覺都“差不多”，但很多產(chǎn)品只適合要求不高的簡單使用，很多OA產(chǎn)品缺乏平臺化的技術(shù)架構(gòu)和個性化的服務(wù)能力，有的雖然可以提供項目模式的定制開發(fā)服務(wù)，但高昂的服務(wù)代價是大多數(shù)中小企業(yè)所無法承受的。平臺型OA具有良好的技術(shù)架構(gòu)，良好的擴(kuò)展性、集成性和二次開發(fā)能力，大大降低了OA系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)的技術(shù)難度，是有著個性化需求用戶單位的不二選擇。

　　OA軟件實施不是一個單純的產(chǎn)品購買和技術(shù)服務(wù)的問題，OA系統(tǒng)的實施推廣不僅僅是對廠商的要求，更需要的是用戶單位具備一定的組織實施能力，需要用戶單位有一定的信息化經(jīng)驗，OA系統(tǒng)需求的規(guī)劃和管理能力，需要單位的制度配合落地和后續(xù)的執(zhí)行力保障。

　　為何OA系統(tǒng)產(chǎn)品落后服務(wù)再好也無法彌補(bǔ)?

　　OA系統(tǒng)產(chǎn)品和軟件服務(wù)二者是oa需求落地的必要條件，選擇了一款好的OA系統(tǒng)產(chǎn)品如果沒有良好的服務(wù)保障，沒有結(jié)合用戶需求并提供相應(yīng)的實施，難以取得良好的效果;如果選擇了技術(shù)架構(gòu)落后的OA系統(tǒng)產(chǎn)品，OA技術(shù)團(tuán)隊服務(wù)再好也無法彌補(bǔ)，用戶感覺產(chǎn)品一般和“落差大”，技術(shù)落后的OA產(chǎn)品帶來的是服務(wù)成本更高，可維護(hù)和擴(kuò)展性差用戶需求無法很好的實現(xiàn)滿足，穩(wěn)定性差則增加了系統(tǒng)的維護(hù)代價。

　　OA系統(tǒng)需要提供實施和服務(wù)才能上線并提供用戶使用，而OA實施需要廠商和最終用戶的緊密協(xié)調(diào)合作，不同企業(yè)對OA的要求不同，實施難度也不一樣，很多OA項目包含不同程度的個性化開發(fā)，而擁有良好用戶體驗和技術(shù)架構(gòu)先進(jìn)的OA系統(tǒng)產(chǎn)品，是OA實施取得良好效果的必備條件。

　　技術(shù)架構(gòu)是OA系統(tǒng)的靈魂

　　OA系統(tǒng)產(chǎn)品基礎(chǔ)平臺和技術(shù)架構(gòu)是整個軟件的基礎(chǔ)和核心，系統(tǒng)的性能、安全性、穩(wěn)定性、擴(kuò)展性和二次開發(fā)能力，以及后續(xù)的系統(tǒng)維護(hù)與服務(wù)等，都和OA基礎(chǔ)軟件平臺息息相關(guān)。技術(shù)架構(gòu)先進(jìn)的OA系統(tǒng)產(chǎn)品，是提供良好服務(wù)的前提基礎(chǔ)，是確保OA深入和長久應(yīng)用的保障。

　　OA系統(tǒng)產(chǎn)品技術(shù)架構(gòu)落后，不僅影響自身的產(chǎn)品升級和迭代，系統(tǒng)落后缺乏靈活性維護(hù)不方便，更為嚴(yán)重的是在面對不同用戶需求時，對個性化需求的二次開發(fā)支持弱，整體上表現(xiàn)為影響系統(tǒng)的實施和服務(wù)，隨著用戶OA需求的細(xì)化和應(yīng)用的逐步深入，會讓這類OA系統(tǒng)產(chǎn)品功能變得“可有可無”。

　　架構(gòu)落后對軟件服務(wù)帶來的影響

　　1、用戶需求功能無法很好滿足

　　OA系統(tǒng)產(chǎn)品功能看似完整很多功能不符合用戶需要，深入使用很多功能存在欠缺后續(xù)需要大量的二次開發(fā)，增加不必要的開發(fā)和實施成本，由于技術(shù)架構(gòu)落后和擴(kuò)展性不好，直接導(dǎo)致OA開發(fā)的技術(shù)難度大、開發(fā)工作量大和代價高，新開發(fā)的功能需要較長的時間才能逐步穩(wěn)定，甚至是因為OA產(chǎn)品技術(shù)架構(gòu)和系統(tǒng)設(shè)計的缺陷而無法實現(xiàn)。

　　2、OA后續(xù)的維護(hù)服務(wù)代價高

　　不同用戶單位的所屬行業(yè)不同、管理模式不同，對oa軟件的需求和要求也不同，不同用戶的服務(wù)難度也不同，而有的包含了大量的個性化需求，存在與其它系統(tǒng)之間的集成開發(fā)。受限于落后的OA系統(tǒng)產(chǎn)品技術(shù)架構(gòu)和系統(tǒng)設(shè)計，針對用戶的需求實現(xiàn)難度大，或服務(wù)的成本代價高，服務(wù)難度大、服務(wù)效率低、服務(wù)收費高。

　　如：oa系統(tǒng)產(chǎn)品后臺管理功能弱，缺乏擴(kuò)展性增加了oa系統(tǒng)維護(hù)與服務(wù)的技術(shù)難度。在系統(tǒng)維護(hù)中，一些常見的變化可以通過oa系統(tǒng)提供的后臺管理配置調(diào)整即可，如果一些基本的調(diào)整都需要經(jīng)過oa廠商代碼開發(fā)，不僅維護(hù)效率低，同時也導(dǎo)致了維護(hù)成本的增加。

　　3、穩(wěn)定性和性能不好

　　OA系統(tǒng)產(chǎn)品的穩(wěn)定性與采用的軟件平臺、技術(shù)的先進(jìn)性、系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計等有著密切的關(guān)系。隨著OA應(yīng)用的不斷深入，數(shù)據(jù)的不斷積累，以及企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大導(dǎo)致OA并發(fā)用戶數(shù)的增加，OA系統(tǒng)的訪問速度變慢，OA運行時程序出錯率高，OA服務(wù)經(jīng)常中斷或崩潰，移動端APP的手機(jī)OA閃退和卡頓。

　　4、部分OA產(chǎn)品的易用性不好

　　OA系統(tǒng)產(chǎn)品看似功能齊全和完整，但很多功能在實際中不符合用戶需要，同時增加了系統(tǒng)的使用難度和維護(hù)服務(wù)代價，導(dǎo)致OA系統(tǒng)的培訓(xùn)和服務(wù)難度大，實施難度大，用戶接受難度大。

　　因此OA系統(tǒng)產(chǎn)品落后服務(wù)再好也無法彌補(bǔ)，產(chǎn)品技術(shù)上存在的缺陷將會嚴(yán)重影響后續(xù)的軟件服務(wù)，影響系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)，影響系統(tǒng)的深入應(yīng)用，影響系統(tǒng)的穩(wěn)定和正常運行。中小企業(yè)OA信息化的資金和人力投入有限，需要一種能夠發(fā)揮自身個性化優(yōu)勢、風(fēng)險低、性價比高、實施維護(hù)方便的信息化解決方案。平臺型OA系統(tǒng)擁有良好的技術(shù)架構(gòu)，大大降低OA系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)的技術(shù)難度，讓OA系統(tǒng)的實施和服務(wù)變得更加容易，平臺型OA符合中小企業(yè)信息化的內(nèi)在需求，可以更好的發(fā)揮中小企業(yè)OA信息化的綜合優(yōu)勢。

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